HIS::PEP intuitiv – digital – integriert: die professionelle Personaleinsatzplanung

Warum haben wir eine Personal-Einsatz-Planung (PEP) entwickelt?

Die Branche hat sich in den letzten Jahren auf Ware, Vertriebskanäle, Warenfluss, Marketing, Ladenlokale etc. fokussiert. Immer mehr Händler sehen den Bedarf, eine ihrer wichtigsten Ressourcen im Unternehmen zu stärken: ihre Mitarbeiter. In sehr vielen Unternehmen besteht die Personaleinsatzplanung aus einer Mischung von Textmarker-Kalender-Einträgen und zahlreichen Listen, die z.B. mit Excel geführt werden. Wir haben bereits sehr professionelle PEP-Systeme sowohl an das HIS als auch an das BITS angeschlossen. Der Mehrzahl der Händler waren diese Anwendungen allerdings zu komplex, und es bestand der Wunsch nach einer voll-integrierten Lösung. Gemeinsam mit ihren Händlern hat BSP die in der Praxis gelebten manuellen Prozesse analysiert, digitalisiert und eine voll-integrierte PEP entwickelt. 2015 wurde die PEP in den ersten Unternehmen installiert, schnell folgten zwei Filialisten mit ca. 30 und 40 Filialen. So entstand aus den täglichen Anforderungen eine eingebettete, intuitive Lösung.

Was sind die Voraussetzungen für eine Nutzung?

Großer Wert wurde auf eine kurze Einführungszeit gelegt. Für die jeweiligen Häuser müssen die Öffnungszeiten und für die Mitarbeiter die bereits gewährten Urlaubstage, das Stundenkonto und die Arbeitsvertragsdaten hinterlegt werden. Je Mitarbeiter können regelmäßige Arbeitszeiten definiert werden, z.B. Montag bis Freitags von 09:00 bis 13:30 Uhr, auf die dann in der Planung aufgesetzt werden kann. Es können zudem Abwesenheitszeiten festgelegt werden.

Wie wird geplant?

Auf Basis der logischen Vorjahresumsätze wird ein voraussichtlicher Tagesumsatz gemittelt. Dieser dient als Basis um festzulegen, wann welche Anzahl an Mitarbeitern benötigt wird. Die Planung erfolgt im Kalender mit einem "digitalen Textmarker". Mitarbeiter, die nicht zur Verfügung stehen sind entsprechend vormarkiert. Mitarbeiter werden nach gewünschter Tätigkeit zugeordnet: Verkauf, Büro, Lager, Online-Shop etc. Jede Tätigkeit kann als "produktive Umsatzzeit" oder als Nebentätigkeit definiert werden. Dies ist wichtig, um z.B. Arbeitszeit für die Dekoration des Schaufensters von Tätigkeiten im Verkauf zu trennen. Eine Unter- oder Überbelegung wird automatisch farblich gekennzeichnet. Die Planung erfolgt in der Regel in der Tagesübersicht; eine Wochen-, Monats- und Jahresübersicht steht digital zur Verfügung oder wird für den Aushang im Personalraum ausgedruckt. Alternativ kann ein erwarteter Tagesumsatz kategorisiert werden. Je nach Kategorie wird ein Bedarf an Mitarbeitern festgelegt. Hieraus entsteht ein Vorschlag, der in der PEP von dem berechtigten Mitarbeiter tagesspezifisch angepasst werden kann.

Wie sieht es mit Sonderfällen aus?

Vorjahresfeiertage werden mittels einer ausgeklügelten Logik ebenfalls berücksichtigt. Sonderverkäufe oder verkaufsoffene Sonntage können mit einem entsprechend höheren Personalbedarf definiert werden. Ganz besonders schätzen die Unternehmer die integrierte Urlaubsplanung. Jeder Mitarbeiter kann digital seinen gewünschten Urlaub einreichen. Der Entscheider wird automatisch benachrichtigt und trifft in der PEP eine Entscheidung. Der genehmigte Urlaub fließt direkt in die Planungsmaske und ins Stunden- und Urlaubskonto ein. Die gesamte manuelle, papierbasierte Urlaubsverwaltung ist in den Unternehmen weggefallen. 

Gibt es einen Abgleich zwischen Plan- und Istzeiten?

Es gibt sogar drei Varianten:

• In der einfachsten Variante wird die Plan- mit der Istzeit gleichgesetzt.
• In Variante 2 werden abweichende Zeiten von einer berechtigten Person erfasst.
• Wenn möglich empfehlen wir Variante 3: Die Daten werden aus der - in der Kassensoftware integrierten Zeiterfassung - direkt in die PEP übertragen. Die Istzeiten dienen als Basis für die Lohnabrechnung. Für jeden Mitarbeiter wird vollautomatisch das Stunden- und Urlaubskonto mitgeführt. In einer ausführlichen Übersicht werden Plan- und Istleistungszeit, Krankheitstage, offene und gewährte Urlaubstage sowie Saldo-Stundenkonten aufbereitet. Darüber hinaus können Kernarbeitszeiten definiert werden. Eine gestempelte Zeit vor der Ladenöffnungszeit wird nicht angerechnet, wohingegen die Mittags- oder Raucherpause minutengenau abgerechnet werden kann.

Stehen weitere Funktionen zur Verfügung?

Fällt die Istarbeitszeit geringer aus als die geplante, wird dies optisch unterlegt und der notorische ’Zu-Spät-Kommer‘ ist auf einen Blick zu erkennen. Das gilt selbstverständlich auch für geplante, nicht geleistete Arbeitstage. Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass die Umsatzdaten aus den Kassen in Echtzeit in das System einfließen können. Manche Unternehmen definieren vorab "Springer". Das bedeutet: wird bis zu einer bestimmten Uhrzeit ein Umsatz deutlich überschritten, kann auf vorher definiertes Personal zurückgegriffen werden, oder im Falle einer Unterschreitung dem vorab definierten Springer eine andere Tätigkeit oder gegebenenfalls ein halber Tag Urlaub zugewiesen werden.

Wie kann die Software zum Einsatz kommen?

Die Planung kann in der Zentrale oder direkt in den Filialen erfolgen. Die PEP steht bereits jetzt allen BITS Anwendern modular zur Verfügung. Es handelt sich um ein Programmteil, das mit relativ überschaubarem Aufwand an das HIS::WIN angebunden werden kann. Wir freuen uns sehr auf das Feedback unserer HIS-Anwender, auf dessen Basis wir die Zeitachse für die Anbindung an das HIS::WIN festlegen wollen.

Sind noch weitere Funktionen für die Zukunft geplant?

Seit 2014 beschäftigt sich ein Entwickler bei Brandt Software-Produkte ausschließlich mit der PEP. Immer mehr Händler setzten diese ein und geben uns Feedback aus dem täglichen Praxiseinsatz. Wir sammeln diese Erfahrungen permanent und designen Lösungen, stimmen diese mit den Händlern ab und digitalisieren die Prozesse. Die Personaleinsatzplanung wird intern bei BSP eingesetzt. Aktuell testen wir eine direkte Anbindung an das LODAS, die wir als weiteren logischen Schritt im Zuge der Digitalisierung der Prozesse bei unseren Händlern ansehen.

Produktdatenblatt HIS::PersonalEinsatzPlanung  

HIS::TIME - Integrierte Zeiterfassung am Kassensystem

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