HIS::WIN - Herzstück der Unternehmens-Orga

Bis in die 1990er hatte das Warenwirtschaftssystem - etwas überspitzt gesagt - den Stellenwert eines besseren Etikettendruckers mit Bildschirm. Heute ist es das zentrale Steuerinstrument für den gesamten Warenfluss, für Personalzeiterfassung, Kundenmanagement, Online-Handel, elektronischen Datenaustausch, für NOS und viele weitere unternehmerische Prozesse. Wie gelingt es, dass das System bei aller Komplexität sowohl für kleinere als auch für große Händler gleichermaßen geeignet und dabei unkompliziert zu bedienen ist?

Was muss ein Warenwirtschaftssystem heute leisten?

Neben den Funktionen wie Warenfluss und Kundenmanagement hat sich das WWS als die Schaltstelle herauskristallisiert, von der aus weitere wesentliche Softwareprogramme gesteuert werden: z.B. die FiBu, die Personaleinsatzplanung (PEP) und der Online-Handel. Das HIS:: wandelte sich von einem klassischen Warenwirtschaftssystem zu einem ausgewachsenen ERP-System. Ziel war es, alle Prozesse, die für die Steuerung des Unternehmens benötigt werden, entweder direkt im HIS:: zu realisieren oder z.B. über geeignete Schnittstellen nahtlos mit der Warenwirtschaft zu verzahnen.

Ist dieser Umfang noch bedienbar?

Genau hier liegt eine der wichtigsten Aufgaben jedes WWS-Anbieters. Eine neue Funktion bedeutet nicht nur mehr Komfort, sondern auch mehr Komplexität. Uns ist es wichtig, dass die Entwicklung keine "Elfenbeinturm-Abteilung" ist, sondern die Anforderungen des Handels praxisnah umsetzt. Softwareerweiterungen hinzuzufügen ist einfach, diese jedoch so einzubetten, dass möglichst vom Einzelgeschäft bis zum Großfilialisten alle davon profitieren, erfordert viel Abstimmung mit den Kunden. Wir erreichen dies beispielsweise dadurch, dass der Händler im Artikelstamm jedes Artikelattribut umbenennen und gegebenenfalls ausblenden kann. Wo weitere Informationen benötigt werden, etwa zur detaillierten Beschreibung eines Stiefels, können beliebig viele "frei definierbare" Felder einfügt werden. In diesen wiederum legt der Händler Tabellen mit Begriffen wie "Schafthöhe", "Schaftweite", "Krempelschaft", "Verschluss" etc.  an.

Wie ist das HIS::WIN konzipiert?

Die gesamte tägliche Arbeit findet in einem Template, der sogenannten "Artikelverwaltung" statt. Daraus resultiert eine permanente Übersicht und ein erheblicher Zeitgewinn bei der Organisation des Warenflusses.

Eckpunkte der Artikelverwaltung

• mehr als 40 betriebswirtschaftliche Kennzahlen je Artikel 
• Stammdaten (frei konfigurierbare Artikelattribute, inklusive UVP,- Filial- , Fremdwährungs- und Hauspreisverwaltung)
• bis zu 10 Bildansichten je Artikel
• 10 Rabatte mit 5 unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen, zuzüglich Zahlungskonditionen wie Skonto, Valuta, Zahlungsziel
• Abgleich mit beliebig vielen Omnichannel-Kanälen: Plattformen, iShops, virtuellen Schaufenstern, mobilen Bestandsabfrage-Terminals etc.
• mehrstufig automatisierbares NOS (Never out of stock)
• vollintegriertes Wareneingangsbuch inklusive Rechnungskontrolle
• Verkaufsprotokoll inklusive Kassenbelegnummer, Kundennummer, Zahlungsart, nachträglicher Zuweisung auf ein Kundenkonto
• GTINs (EAN-Barcodes), Amazon® ASIN
• Verwaltung und Protokollierung von Warenbewegungen und Bestandskorrekturen
• Kundenauswahlen, Online-Bestellungen, individuelle Kundenbestellung
• Inventurdifferenzen
• Monatserfolgsübersicht
• 999 frei konfigurierbare Größengänge, die auch auf Gesamtgrößengänge verdichtet werden können
• Differenzierung zwischen dem gesamten Bestand und dem verfügbaren Bestand
• offene Bestellungen optional für mehrere Termine, individuell für Kunden und "coming-soon" Verwaltung 
• alle Artikelattribute können gefiltert werden; zusätzlich steht eine Volltextsuche und ein "erweiterter Filter" für die Artikelselektion basierend auf betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zur Verfügung
• alle Filter sind frei untereinander kombinierbar
• frei spezifizierbare Artikel-Merker-Pools

Immer wieder auftretende Vorgänge können per Stapelverarbeitung rationalisiert werden. Die zu bearbeitenden Artikel werden mittels Filter selektiert und der Vorgang per Stapelverarbeitung ausgeführt. Dank der folgenden Funktionen spart die Stapelverarbeitung in Ihrem Backoffice immens Zeit ein.

• Warenverschiebung: auslösen, bestätigen, korrigieren
• automatische Filial- und Zentrallagerabsortierung
• Warenverschiebung per Barcode
• Selektierte Artikelbestände zwischen Filialen komplett verschieben (z.B. Außersaisonware)
• Etikettennachdruck
• halb- und vollautomatisierte Nachbestellung (NOS)
• Löschen von Artikeln
• GTINs (EAN-Barcodes) von selektierten Artikeln löschen
• Dispo-Rabatte setzen, löschen, anpassen
• Transportkosten hinterlegen und/oder anpassen
• mahnen und stornieren von Dispositionen
• Reduzierungen durchführen oder wieder rückgängig machen
• Artikel selektiv für Omnichannel aktivieren / deaktivieren, mit Daten anreichern
• Setzen von Signalen

Wie werden Daten ausgewertet?

Wir bedienen aktuell vier unterschiedliche Methoden:

• Die klassische Variante: Der Händler selektiert eine bestimmte Artikelmenge mittels eines frei definierbaren Filters und erstellt eine Liste als Ansicht, Druckdatei oder im PDF-Format.
• Ein Trend geht hin zu unserer sogenannten Umsatzanalyse: Der Händler kann sich frei zwischen der Gesamtübersicht und der Einzelartikeldarstellung bewegen, mit nur einem Klick wechselt er in den Artikelstamm. Auf Wunsch kann der Händler die Liste völlig frei nach seinen Vorstellungen konfigurieren:
  • Verkaufszeiträume, inklusive individueller Saisonbestimmung je Zeitraum
  • Aufbereitungsart, z.B. erst nach Filialen, dann nach Lieferanten  
  • Festlegung der Kennzahlen, z.B. MischEK, Bestand, Rohgewinn, reduzierte Verkäufe  
  • Definition der Kriterien, nach denen sortiert wird  
  • Freie Festlegung der Ausgabepositionen der jeweiligen Kriterien
  • Direkter Export an Excel, um z.B. ein Diagramm oder eigene Formeln einzufügen  
• Wünscht ein Händler vor allem das Ergebnis, dann übernehmen wir nach den Vorgaben des Händlers die Konfiguration.
• Neben den Auswertungen, die sich auf die Ware beziehen, besteht die Möglichkeit, Listen auf Basis der Kassenfinanzberichte zu erstellen. So erhält der Händler eine Übersicht, ausgerichtet an Zahlungsmitteln, Bankeinzahlung, Differenzen, Gutscheinen etc. Diese liegt ihm nach dem Kassenabruf vor, ohne dass er erst auf Zahlen aus der FiBu warten muss.

Können Auswertungen automatisiert und zeitgesteuert vorkonfiguriert werden? 

Beim Thema "Auswertungen" haben viele Händler eine ähnliche Zielvorgabe: Zu wiederkehrenden Zeitpunkten die gleichen Listen mit den gleichen Einstellungen zu erzeugen und zu archivieren. Diese Aufgabe ist ein nicht unerheblicher Organisationsaufwand. Schließlich müssen die Listen ausgewählt, Zeiträume eingestellt und mit den gewünschten Parametern individualisiert werden. Schon immer merkt sich das HIS:: die zuletzt eingestellten Parameter. Zusätzlich können die gewünschten Filter auch individuell gespeichert werden, allerdings war ein manuelles Anstoßen des Reports dennoch erforderlich. Um die Händler komplett von dieser Aufgabe zu befreien, haben wir das Statistikprogramm um den HIS::Report-Manager erweitert. Ist die Liste wie gewünscht konfiguriert, wird diese vollautomatisch zu den festgelegten Zeitpunkten im PDF-Format an eine oder mehrere E-Mail-Adressen versandt.

Pressebericht HIS::ReportManager